Quais as funcionalidades do Portal da FE-AP?
O Portal da FE-AP oferece um conjunto de funcionalidades referentes à fatura eletrónica como:
✓ Consulta dos documentos eletrónicos rececionados;
✓ Validação e conferência sobre os documentos eletrónicos rececionados;
✓ Registo dos documentos eletrónicos rececionados ;
✓ Alteração de estado dos documentos com envio de mensagens de estado para o fornecedor;
✓ Criação de pedidos de apoio;
✓ Gestão de utilizadores;
✓ Gestão de informação da entidade pública.
Que tipo de utilizadores existe no Portal da FE-AP?
Administrador:
✓ Permite efetuar todas as ações sobre os documentos;
✓ Visualizar o detalhe das entidades que tem afetas;
✓ Gerir utilizadores.
Financeiro Manager e Financeiro:
✓ Permite efetuar todas as ações sobre os documentos.
Consulta:
✓ Permite apenas consultar os documentos.
O que vê um utilizador no Portal da FE-AP?
Caso a entidade, identificada pelo NIF, para a qual foi concedida a autorização de acesso, já esteja a comunicar documentos eletrónicos com Fornecedores da AP, terá acesso à listagem de todos os documentos rececionados e respetivos estados. Dependendo das autorizações concedidas ao utilizador, poderá ter outras funcionalidades disponíveis.
É preciso utilizador e palavra passe para aceder ao Portal da FE-AP?
Sim, o Portal da FE-AP disponibiliza a qualquer entidade pública aderente, a criação de utilizadores/palavra passe associados a um NIF.
O Portal da FE-AP permite aceder aos documentos eletrónicos de mais do que um NIF?
Sim. Um utilizador pode ter acesso a mais do que um NIF desde que a entidade pública aderente tenha este mesmo controlo/acesso.
O utilizador administrador pode criar utilizadores?
Sim, com este perfil um utilizador pode criar os utilizadores, podendo
atribui acessos no âmbito dos NIF a que o utilizador administrador tem acesso.
Como deve ser composto o nome do utilizador?
O nome do utilizador deve ser fácil de memorizar e pode
ser composto por uma variação do nome (ex: Ana.Silva ou AnaRitaSilva).
Caso o nome já esteja a ser utilizado, pode utilizar uma das nossas sugestões
ou utilizar numeração para o distinguir de outros (ex: Ana.Silva.90
ou AnaRitaSilva79).
Tenho uma dúvida, como posso obter ajuda?
Acedendo ao menu do portal, em "Apoio -> Pedido de Apoio" será encaminhado para a página onde pode colocar as suas questões.
Como consultar lista dos meus pedidos?
Para aceder aos seus pedidos deve seguir o caminho em "Pedidos - > Consultar Pedidos".
Ao entrar na página são apresentados os pedidos não concluídos.
Pode utilizar a pesquisa disponível para consultar todos os pedidos criados pelo utilizador.
Como devolver um documento?
Pode proceder à devolução de documentos das seguintes formas:
Para devolução de documentos o utilizador deverá aceder ao "Detalhe do documento", selecionar a opção "Devolver Documento" na parte inferior do ecrã e posteriormente clicando de seguida no botão "Executar".
1) Na listagem de documentos de faturação selecionar o documento a devolver na listagem, assinalando o campo na primeira coluna. De seguida deve selecionar o simbolo "..." e a opção "Devolver documentos". Por fim, deve inserir o motivo a enviar ao fornecedor e selecionar o botão submeter.
2) Na listagem de documentos de faturação aceder ao "Detalhe do documento", dando duplo-click na linha do documento, selecionar a opção "Devolver Documento" na parte inferior do ecrã e posteriormente clicando de seguida no botão "Executar". Por fim, deve inserir o motivo a enviar para o fornecedor e selecionar o botão submeter.
Posso consultar o PDF de um documento?
Sim, para consulta do PDF do documento eletrónico recebido no menu "Documento Faturação" deve selecionar o documento pertendido e clicar no ícone PDF que se encontra acima da tabela onde se lê "Exportar...".
Como exportar um documento?
Pode exportar os dados do documento de duas formas:
1) Através de um PDF - Deve selecionar o documento em questão, selecionando o campo na primeira coluna disponível na listagem de documentos de faturação. Posteriormente, deverá clicar no símbolo "PDF" situado acima dos títulos da tabela de resultados.
2) Através de um documento XLS - Deve dar duplo-clique na linha do documento na listagem de documentos de faturação. Depois de aceder à página do detalhe do documento, deve selecionar o símbolo "XLS". Ai será exportado um ficheiro excel com toda a informação enviada pelo fornecedor.
Pesquisar um documento no Portal da FE-AP?
Para consultar documentos de faturação recebidos no Portal da FE-AP, deve aceder à área "Consultas -> Documentos de Faturação". Caso tenha necessidade poderá ajustar os termos de pesquisa, nomeadamente limitando os resultados pelo fornecedor pretendido ou pela data de receção dos documentos.
O fornecedor indica que enviou uma fatura, mas não a consigo visualizar. O que se passa?
A pesquisa de documentos poderá não estar a adequada. Deverá selecionar Menu/ Consultas /Documentos de Faturação e nos critérios de pesquisa preencher a informação de fornecedor com o respetivo NIF) e a data de receção com uma data igual ou inferior à data da fatura.
Não consigo registar uma fatura de um fornecedor em GERFIP, não são devolvidos resultados quando efetuo a pesquisa pelo contribuinte do fornecedor.
O Portal da FE-AP efetua a pesquisa do fornecedor recorrendo ao NIF enviado
no documento de faturação. Caso o fornecedor não esteja criado em GeRFiP,
deverá solicitar a sua criação no GERFIP. Se desejar registar o documento num
fornecedor com um NIF diferente, na pesquisa deve selecionar a opção
"Permitir fornecedor diferente do emissor do documento", e preencher o
NIF ou Nome de Fornecedor.
Como é que um fornecedor pode iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para o Portal da FE-AP?
A entidade pública aderente ao Portal da FE-AP deverá informar o seu
fornecedor que a comunicação de documentos de faturação deverá ser efetuada
através do Portal da FE-AP e encaminhar o fornecedor para o site da eSPap,
opção FE-AP Adesão de Fornecedores onde irá obter a informação necessária sobre o processo de adesão.
O Portal da FE-AP funciona em todos os Browsers?
Para utilização deste portal apenas são suportados os seguintes browsers:
• Google Chrome - Recomendado;
• Microsoft Edge.
É necessária alguma ferramenta específica para consultar os documentos no Portal da FE-AP?
Para consulta dos documentos disponibilizados por esta aplicação, são necessárias as seguintes ferramentas:
• Leitor de ficheiros PDF;
• Leitor de ficheiros XSLX
São necessárias configurações específicas para aceder ao Portal da FE-AP?
Com vista a garantir o correto funcionamento do Portal da FE-AP, é recomendada a realização prévia das seguintes configurações no(s) browser(s) usado(s):
• Permitir o uso de cookies por parte do Portal da FE-AP;
• Permitir a utilização de pop-ups por parte do Portal da FE-AP;
• Adição do Portal da FE-AP aos Sites fidedignos (Trusted Sites).
Necessito de um utilizador para proceder à validação das faturas como devo proceder?
Cada Entidade tem associada um utilizador administrador com permissões para a criação de utilizadores adicionais. Deverá contatar o respetivo utilizador administrador.
O utilizador administrador já não trabalha nesta entidade como devo proceder para criar um novo utilizador.
Solicitamos que a situação descrita seja reportada para o nosso endereço de e-mail spfin.b2ap@espap.gov.pt
